Офисный переезд: на что обратить внимание и как его организовать?

Говорят, что гораздо проще создать и обустроить новый офис, чем переместить существующий в другое место. В этой статье мы расскажем, как справиться со всем качественно и без лишних нервов.

Переезд – как все организовать перед переездом?

Если вы задаетесь вопросом, о чем следует подумать перед переездом офиса, в первую очередь начните с подготовки помещения, в которое вы переезжаете.

Планировка офиса имеет большое значение. Стоит иметь с собой рулетку и точно спланировать, где все будет размещено. Вы также должны убедиться, что новые комнаты опрятны и чисты. К сожалению, это не всегда так – тогда это нужно исправлять.


Затем подумайте, как упаковать вещи из вашего нынешнего офиса. Лучше всего использовать картонные коробки и наполнители (например, пузырчатую пленку), чтобы должным образом защитить все, что может быть повреждено.

Пригодятся и инструменты, благодаря которым можно разобрать мебель и защитить ее мебельным обшивочным материалом. Для передачи груза на автомобиль пригодится тележка.

Офисный переезд – как упаковать и перевезти вещи

Упаковка и маркировка всего, пожалуй, самая неприятная часть переезда, но она очень важна. С самого начала упаковки убедитесь, что вы комбинируете предметы, которые сочетаются друг с другом. Это сэкономит вам массу работы в дальнейшем — вы, например, избежите подключения четырех одинаковых кабелей к монитору.

Поручите коллегам маркировать личные вещи — мониторы, клавиатуры, компьютеры и даже стулья. Благодаря этому каждый человек в новом офисе найдет свои вещи в нужном месте.

Если в вашей компании есть конфиденциальные документы, такие как трудовые договоры, пометьте их и храните при себе, пока не найдете новое безопасное место для их хранения. Не носите их вместе со всеми своими вещами.

Всегда маркируйте все коробки – например, на кухне, в офисе, в коридоре. Когда вещи будут перевезены в новый офис, сотрудники грузоперевозки Алматы сразу будут знать, куда положить коробки, а вы избежите сложного процесса их перемещения из одного места в другое.

Офисный переезд: что перевезти в первую очередь, а что в последнюю очередь

Определенно стоит рассортировать вещи при упаковке. Выбросьте то, чем вы больше не пользуетесь. Вы можете составить список вещей, которые вам больше не нужны, и предложить их сотрудникам и их семьям по сниженной цене. Большая часть вещей будет продана и вам не придется переносить ненужные вещи.

Сначала упакуйте то, что хотя бы используется – например, документы, канцелярские товары или кухонные принадлежности. Также попросите коллег взять с собой вещи, которые им не обязательно нужны. Наконец, упакуйте такое оборудование, как клавиатуры и компьютеры.

Обычно перевозка грузов делится на два этапа. Во-первых, большинство мелких вещей перевозятся на машине, а мебель и все остальное перевозится транспортной компанией или арендованным фургоном. Лучше всего это сделать на выходных.

Переезд – как организовать офисный переезд и не сойти с ума: ограничения на ведение бизнеса во время переезда
Как действовать, чтобы минимизировать нарушения в работе компании?

Оптимальное время для переезда офиса – праздничные дни, когда большинство сотрудников находятся в отпуске. Сегодня большинство людей могут работать из дома, все, что им нужно, это компьютер и подключение к Интернету.

Поэтому офисный переезд можно организовать таким образом, что мы в последнюю минуту оставляем несколько компьютеров и столов в старом офисе, чтобы иметь возможность работать оттуда, но при этом некоторые люди работают из дома.

Переезд офиса: общение с сотрудниками

Всегда сообщайте сотрудникам, чего ожидать. Рекомендуется записать детали и общий обзор переезда и представить его сотрудникам за неделю до него. Важно, чтобы все знали, как будет выглядеть процесс переезда и как они могут в нем помочь.

Вовлеченность сотрудников экономит много работы — даже такую ​​мелочь, как принести коробку для личных вещей и упаковать их самостоятельно.

Офисный переезд: обустройство в новом офисе

Мы уже перевезли вещи и мебель и собираемся обосноваться в новом офисе. Как это сделать?

Вам необходимо расставить приоритеты и признать, что не все можно сделать сразу. Самое главное, чтобы у сотрудников были условия для работы — им есть, где посидеть, чем заняться, и можно заварить чашку чая.

Оформление конференц-зала – задача на потом. Также неплохо поговорить с сотрудниками об их потребностях на новом месте: спросить, не хватает ли чего-нибудь и чего бы им хотелось.

В новом офисе также важно позаботиться о здоровье и безопасности на работе – следует разметить пути эвакуации, шкафы управления, установить огнетушители и пригласить техника для проверки электрооборудования. Об этом часто забывают.

Офисный переезд: что самое главное в переезде?

Когда речь идет о переезде офиса, самое важное – это план и организация работы. Однако важны и проверенные профессионалы — разнорабочие для подключения компьютеров и Интернета, водитель для сбора вещей — и дружелюбные и отзывчивые люди, в том числе наши родные и друзья.

Помощь родственников и друзей – большое облегчение при переезде. Также постарайтесь не переносить стресс от переезда на коллег – это поможет всему пройти гладко.